Majandusaasta aruanne kui ettevõtte esindusdokument

Et aastaaruande koostamine läheks sujuvalt, siis meeldetuletuseks mõned teemad, millele tasub mõelda nii enne aruande koostamist kui ka selle koostamise käigus.

Juhatuse aktiivne kaasamine

Raamatupidamise aastaaruande koostamise ja selle sisu eest on vastutav majandusüksuse juhatus. See tähendab, et juhatuse kaasamine on oluline juba aruande koostamise varajases etapis, et juhatus saaks teha omalt poolt vajalikud hinnangud vastavalt Eesti finantsaruandluse standardis nõutule.

Erilise tähelepanu all on alati varade väärtuse hindamine (firmaväärtus, kinnisvarainvesteeringud, finantsinvesteeringud, varud, laekumata nõuded jms). Sageli juhtub, et vajalikke allahindlusi hakatakse tegema alles siis, kui audiitor alustab auditi või ülevaatuse protseduuridega.

Hinnangud peaksid tuginema nende tegemise ajal olemasolevale informatsioonile ja juhtkonna parimatele teadmistele ning kavatsustele, kuid samas jääma realistlikuks. On loomulik, et osa raamatupidamislikest hinnangutest ei osutu täpseteks. Kuna audiitor alustab oma protseduuridega alati mõnda aega hiljem, siis on see teatud mõttes eelisolukord ning auditi või ülevaatuse teostamise ajaks võib juba olla teada uut ja täiendavat informatsiooni, mida peab aruande koostamisel arvesse võtma – sellisel juhul tulebki hinnata, kas vahepeal selgunud informatsioon on oluline või mitte ja kas seda on vajalik kaasata aruandesse.

Hinnangute puhul võivad sageli välja jääda need, mis puudutavad näiteks lepingutest tulenevaid garantiisid, ebatraditsioonilisi lepingulisi kohustusi, pooleliolevatest kohtuasjadest tekkida võivaid kulusid vms. Raamatupidaja ei pruugi olla teadlik lepingu lisatingimustest, antud tagatistest, garantiidest, käendustest vms, mis võivad vajada eraldiste arvutamist, seega peaks juhatus hindama, kas ja millises ulatuses võib olla eraldis vajalik.

Ka tegevusaruandele sisu andmine on eelkõige juhatuse pädevus, mitte raamatupidaja ülesanne.  

Tegevusaruanne on aastaaruande komponent, kus juhatus saab esitleda olulist informatsiooni aruande lugejatele. Ei ole vaja avalikustada  tootmis- või ärisaladusi, kuid ei tohiks unustada, et avalikustada tuleb majandusüksuse tegevust iseloomustavaid olulisemaid suhtarve. Millised on just need, mis on olulised, on juhatuse hinnang.

Veendu, kas ettevõte on jätkuvalt tegutsev

Sageli jäävad tegevuse peatamise, lõpetamise või muud sarnased otsused pidama omanike või juhtkonna tasandile ning need avaldatakse töötajatele nii hilja kui võimalik. Kui ettevõtte omanikud on otsustanud tegevuse lõpetada või eksisteerib mingi muu oluline põhjus, miks ettevõte peaks oma tegevuse lõpetama, siis ei kehti majandusaasta aruande koostamisel enam jätkuvuse printsiip ja aruanne tuleb koostada RTJ 13 “Likvideerimis- ja lõpparuanded“ nõuete kohaselt. See tähendab vastava asjaolu avalikustamist ning eelkõige varade ja kohustuste ümberhindamist nende likvideerimisväärtusele.

Inventeeri kõik saldod, mis jõuavad aastaaruandesse

Aasta lõpuga tuleb majandusüksusel läbi viia inventuurid, kinnitada saldod ostjate ja hankijatega ning üle vaadata, mida sisaldab iga bilansi- või kasumiaruande kirje ning kas seal on vaja teha korrigeerimisi. See on hea võimalus samaaegselt valmistada auditiks ette vajalik informatsioon, sest võimaliku audiitorkontrolli korral, hakkab audiitor kogu seda infot taas küsima.

Ära unusta kandeid, mida tuleb teha vaid kord aastas

Kui üks aasta lõppeb ja teine algab, tuleb üle vaadata kõik kehtivate laenude ja liisingute maksegraafikutejärgsed lühi- ja pikaajaliseks jagamised, nii nõuete kui ka kohustuste osas. Samuti on vaja arvestada viitintressid ning teha muud aasta lõpetamise kanded. Samuti kui puhkusekohustusereservi arvutatakse kord aastas, siis ka selles osas teostada vajalikud arvutused ja kanded.

Milline aruanne koostada?

Ettevõtjaportaal pakub igale ettevõttele aruande koostamisel selle kohustusliku miinimumversiooni (nt mikroettevõte, väikeettevõtte jne). Iga aruande koostaja võib alati valida ka suuruselt järgmise versiooni, kus saab avalikustada rohkem informatsiooni. Seega peaks koos juhatusega hindama, kas see võiks olla mõistlik või mingil põhjusel vajalik valik.

Kui ettevõttel on mõni tütarettevõte või on see alles aruandeaastal soetatud, siis tuleb kaaluda, kas koostada konsolideeritud aruanne või kehtivad vabastused konsolideerimiskohustusest. Kui koostatakse esimest aastat konsolideeritud aruannet (nt tulenevalt ettevõtte suurusest), siis peaks analüüsima, kas on vajalik ka konsolideerida võrdlusandmeid.

Kui aruande formaat on paigas ja kasutatakse Eesti finantsaruandluse standardit, siis tasub üle vaadata, et 2018. aasta aruandes on kõik terminid värskendatud ja korrektsed (vt siit ... )

Selgita välja, kes on seotud osapooled

Alati ei pruugi raamatupidajal olla informatsiooni kõikide isikute kohta, keda loetakse majandusüksusega seotud osapoolteks. Samas tuleb majandusaasta aruandes avalikustada nendega aasta jooksul tehtud tehingud ning tuua välja saldod aruandekuupäeva seisuga. Vajaduse korral tuleb teha väike uurimistöö, kasutades RTJ 2 „seotud osapoolte“ definitsiooni ja äriregistri informatsiooni ning need isikud ettevõtte jaoks defineerida ning dokumenteerida. Kui seotud osapooled on aruandeaastal muutunud, siis tuleb tuua välja ka perioodid, kes ja millal on olnud seotud osapoole staatuses ja vastav informatsioon korrektselt avalikustada.

Tee kindlaks, kas ettevõte vajab audiitorkontrolli, ülevaatust või ei ole kumbki vajalik

Audiitorkontrolli ja ülevaatuse kohustuse piirmärad tulenevad audiitortegevuse seadusest, mida ettevõtjatel ega raamatupidajatel oma igapäevatöös sageli vaja ei lähe. Seetõttu võib vahel jääda märkamata, et ettevõte on kasvanud ning majandusaasta aruanne vajab juurde ka vandeaudiitori arvamust. Audiitorkontrolli või ülevaatuse kohustuse kriteeriumid olenevad ettevõtte suurusest: bilansimahust, käibest ja töötajate arvust. Kohustusliku auditi puhul tasub ka jälgida audiitortegevuse seaduse nõuet, et kliendisuhe audiitorühingu ja kliendi vahel peaks kestma vähemalt kaks aastat.

Audiitorteenuste vajaduse selgumisel soovitavad audiitorid võimalikult varakult töö ulatuses ja mahus kokku leppida, et audiitorteenuse teostamisel kõik vajalikud protseduurid saaksid lõpetatud tähtaegselt.

Audiitorkontrolli või ülevaatuse kohustust saad kontrollida siit ja siit.

Hinda, millist informatsiooni aastaaruandes avalikustada

Sageli avalikustatakse majandusaasta aruandes palju tarbetut informatsiooni, mis ei anna lisaväärtust, vaid dubleerib juba eelnevalt avaldatud andmeid või on lisatud „igaks juhuks“. Enamjaolt on põhjuseks, et ettevõtjaportaalis on lisa põhi ette antud ja näib nagu peaks kasutama kõiki tüüpvorme, mida aruandluskeskkond pakub. Iga koostatava lisa eesmärk peaks olema, et see annab aruandele lisaväärtust ja selgitaks, millest rida bilansis või kasumiaruandes täpsemalt koosneb. Kasutama peaks pakutavatest lisadest ainult neid, mis on ettevõtte seisukohalt olulised. Tuleb jälgida, et info kohta, mis ei pruugi olla numbriline, kuid on ettevõttele oluline, oleks avalikustatud vajalik informatsioon. Sellise info hulka kuuluvad muuhulgas bilansivälised nõuded ja kohustused, aruandekuupäevajärgsed olulised sündmused, käendused, kommertspandid, hüpoteegid jms.

Kas kõik vajalik sai kirja?

Kui aruannet koostatakse vastavalt Eesti finantsaruandluse standardile, tasub üle kontrollida, kas kogu vajalik informatsioon sai aruandesse kirja ja avalikustatud informatsiooni vastavust RTJ 15 toodud nõuetele. Kui tekib kahtlusi, siis tasub oma audiitoriga juba varakult aruande koostamise teemadel konsulteerida.

Ei tasu unustada, et majandusaasta aruanded on avalikud dokumendid – seega on majandusaasta aruanne ettevõtte esindusdokument ja igale asjast huvitatud lugejale kättesaadav.

 

Kersti Ruut,
vandeaudiitor
Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ