Riskijuhtimise, sise – ja kvaliteedikontrollisüsteem  

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ riskijuhtimise, sise- ja kvaliteedikontrollisüsteemi ülesehitamisel on järgitud audiitortegevuse seaduse nõudeid, rahvusvahelise kvaliteedikontrolli standardit (Eesti)1 (International Standard on Quality Control, ISQC 1 (EE)), rahvusvahelisi auditeerimisstandardeid ning kutseliste arvestusekspertide eetikakoodeksist (Eesti).

Audiitorühingu riskijuhtimise, sise – ja kvaliteedikontrolli süsteemi toimimise eest vastutavad juhatuse liikmed, vandeaudiitor Kersti Ruut (juhtivpartner) ja Margus Reintam. Juhatuse liige Kersti Ruut vastutab audiitorühingu põhikirjas sätestatud audiitorteenuste ja muude nimetatud tegevusalaga seotud teenuste täitmise eest ning kannab vastutust riskijuhtimise ja kvaliteedikontrollisüsteemi toimise eest. Juhatuse liige Margus Reintam vastutab üldjuhtimise ja administreerimise eest ning kvaliteedikontrollisüsteemi toimimise eest oma vastutusvaldkonnas.

Audiitorühingu juhatus on välja töötanud ja kehtestanud poliitikad ja protseduurid, mis peavad tagama põhjendatud kindlustunde selles osas, et personal on vastavuses asjasse puutuvate eetikanõuetega, et töövõtud viiakse läbi kooskõlas kutsestandardite ning rakendatavatest seadustest ja regulatsioonidest tulenevate nõuetega ja et audiitorühing ja töövõtupartnerid annavad välja aruandeid, mis on antud tingimustes asjakohased.

Eetikapõhimõtted

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ personal peab oma töös jälgima eetikanõudeid, mis on sätestatud IFAC – i poolt kinnitatud kutseliste arvestusekspertide eetikakoodeksis. Nimetatud eetikakoodeks sätestab põhiprintsiibid, mille vastavust jälgib töötajate puhul Audiitorühingu juhatus. Nendeks printsiipideks on:   

·   ausus

·   objektiivsus

·   kutsealane kompetents ja nõutav hoolsus

·   konfidentsiaalsus

·   usaldusväärsus

·   kutsealane käitumine

Audiitorühingu personalile ja koostööpartneritele on eelpool nimetatud nõudeid tutvustatud. Audiitorühingu juhatus jälgib pidevalt eetikanõuetest kinnipidamist igapäevases töös.

Klientide aktsepteerimise protseduurid uute ja olemasolevate klientide puhul

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ juhatus aktsepteerib kliendi ja uue töövõtu või jätkab olemasolevat töövõttu ja kliendisuhet ainult siis, kui tal on selleks vajalik võimekus, sh kompetentsus, vajalik ajaline ja inimressurss, võimalik korraldada asjakohaseid konsultatsioone ning ta saab olla vastavuses eetikanõuetega. Samuti on Audiitorühingu juhatus kaalunud (eeldatava) kliendi usaldusväärsust ja ausust ning tal puudub info, mille alusel võiks järeldada, et (eeldatav) klient ei ole aus ja usaldusväärne. 

Audiitorühingu juhatusele kliendi ja töövõtu aktsepteerimise ettepaneku koostamisel hangib vajaliku informatsiooni ning teostab asjakohased järelpärimised vastava aktsepteerimise ettepaneku esitanud töövõtupartner. Taustauuringu teostamiseks kasutatakse kättesaadavaid võimalusi avalikest andmebaasidest. Vastavalt Rahapesu ja terrorismi tõkestamise seadusele selgitatakse välja tegelikud kasusaajad.

Aususe ja usaldusväärsuse suhtes võtab audiitorühingu juhatus arvesse (eeldatava) kliendi põhitegevuse olemust ja äripraktikat, omanike, võtmetähtsusega juhtkonnaliikmete ja isikute, kelle ülesandeks on valitsemine, äri – ja ettevõtlusalast mainet, seotud osapoolte identiteeti ning samuti äri – ja ettevõtlusalast mainet.

Vajadusel ja võimalusel toimub vestlus (eeldatava) kliendi esindajatega enne töövõtu pakkumise tegemist.

Kliendisuhte  jätkamisel vaatab audiitorühingu juhatus üle ja uuendab asjakohast informatsiooni kliendi ja/või töövõtu kohta. Hinnatakse, kas on toimud muutusi omanikeringis, juhtkonnas, äritegevuse iseloomus ja/või mahtudes, samuti võimalike seadusemuudatuste mõju kliendi äritegevusele.

Personalipoliitika

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ juhatus vastutab personalipoolitika rakendamise eest, mille eesmärk on anda Audiitorühingule põhjendatud kindlus, et tal on piisavalt asjakohast inimressurssi (partnerid, juhatuse liikmed, töötajad, koostööpartnerid, eksperdid), kes on kompetentsed ja võimekad teostama töövõttu ja järgivad eetikapõhimõtteid.

Asjakohasel inimressursil (partnerid, juhatuse liikmed, töötajad, koostööpartnerid, eksperdid) on kohustus järgida Audiitorühingu poliitikaid ja protseduure. Nimetatud kohustus täpsustatakse ja sätestatakse asjakohastes lepingutes.

Klientide vajaduste rahuldamiseks vajaliku võimekuse ja kompetentsuse tagamiseks hindab Audiitorühingu juhatus inimressursi vajadust. See hõlmab üksikasjalikku ülevaadet eeldatavatest töövõttudest, et teha kindlaks võimalikud ressursi puudujäägid.

Partnerid ja töötajad peavad täitma Audiitortegevuse seaduses kehtestatud jätkuva kutsealase arengu ja täiendavate kindlaksmääratud koolitusvajaduste nõudeid, mis on nende taseme ja kohustuste seisukohast asjakohased. Audiitorühingu juhatus toetab samuti personali osalemist audiitorühinguvälistel kutsealase arengu täienduskoolitustel.

Töövõttude teostamine

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ on  kehtestatud tegutsemispoliitikad ja protseduurid, mis on kavandatud andma Audiitorühingule põhjendatud kindlust selles, et töövõtud viiakse läbi kooskõlas kutsestandardite ning rakendatavatest seadustest ja regulatsioonidest tulenevate nõuetega ja et Audiitorühing ja töövõtupartnerid annavad välja aruandeid, mis on antud tingimustes asjakohased.

Audiitorühingus on välja töötatud töövõttude teostamise metoodika, milles on arvesse võetud audiitortegevuse seaduse ja kutsetegevuse standardite nõudeid. Metoodika arendamisel tugineb audiitorühing samuti Audiitorkogu metodoloogiakomisjoni ja Audiitortegevuse järelvalve nõukogu soovitustele.

Audiitorühingu juhatus määrab iga töövõtu jaoks asjakohase töövõtupartneri ja vajadusel täiendava inimressursi, et tagada asjakohane töövõtu kvaliteet. Audiitorühingu juhatus tagab, et määratud isikutel on vajalik kompetentsus ja sõltumatus töövõtu läbiviimiseks vastavalt kutsestandarditele ja Audiitorühingu kvaliteedikontrollisüsteemile.

Töövõtu teostamist juhib Töövõtupartner, kes vastutab muuhulgas: 

·  töövõtu üldise kvaliteedi eest;

·  sõltumatuse nõuete järgimise eest;

·  asjakohase kliendisuhte aktsepteerimise ning selle dokumenteerimise eest;

·  töövõtu meeskonna asjakohase komplekteerimise eest;

·  töövõtu üle järelevalve teostamise eest, sh kas töövõtt on teostatud kooskõlas kutsestandarditega ning                seadusest ja regulatsioonidest tulenevate nõuetega, kas kogutud tõendusmaterjal piisav ja asjakohane                 toetamaks vandeaudiitori aruannet, kas töövõtu protseduurid on olnud piisavad ja töövõtu teostamisega               seotud    eesmärgid on saavutatud;

·  vajadusel asjakohaste konsultatsioonide läbiviimise eest;

·  töövõtu kvaliteedikontrolli ülevaatuste määramise eest kooskõlas kutsestandardite ja audiitorühingu                   tegevuspoliitikatega.

Sisemine järelvalve

Töövõttude puhul viiakse kvaliteedi kontrollülevaatus läbi vastavalt Audiitorühingu sisemises kvaliteedikontrollisüsteemis määratletud juhtudele. Töövõtu kvaliteedi kontrollülevaatus teostatakse alati avaliku huvi üksuste töövõttude puhul. Kui  kvaliteedi kontrollülevaatus on määratud, lõpetatakse see enne töövõtu aruande kuupäevastamist.

Töövõtu kvaliteedi kontrollülevaataja ei ole töövõtu meeskonna liige, on erapooletu, sõltumatu, piisava koolituse, kogemuse, eriteadmiste ja volitustega isik, kellel on piisavalt aega selle rolli täitmiseks.

Käesolevaga kinnitab Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ, et tema poolt rakendatud riskijuhtimise, sise – ja kvaliteedikontrollisüsteem toimib tõhusalt.

Vastavalt audiitortegevuse seadusele teostab Audiitorkogu avaliku huvi üksusega kliendilepingu sõlminud audiitorettevõtja üle korralist kvaliteedikontrolli iga 3 aasta tagant.  Audiitorkogu poolne kvaliteedikontroll    Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ – le teostatakse oktoobris 2019.

Sõltumatus

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ juhatuse liikmed ja töövõtumeeskonna liikmed allkirjastavad igal aastal deklaratsiooni sõltumatuse, konfidentsiaalsuse, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse ja isikuandmete töötlemisega seotud nõuete järgimise kohta.

Audiitorühingu partnerid, juhatuse liikmed ja kõik töövõtumeeskonna liikmed peavad olema kindlustandva töövõtu klientidest ja töövõttudes sõltumatud nii mõtlemisviisilt kui ka näiliselt.  Sõltumatuse nõuete hindamisel lähtub audiitorühing audiitortegevuse seaduse, kutsetegevuse standardite ja eetikakoodeksi (Kutseliste arvestusekspertide eetikakoodeks (Eesti)) nõuetest.

Audiitorühingu juhatusel on kohustus teha kindlaks ja hinnata asjaolusid ja suhteid, mis võivad tekitada ohtu sõltumatusele ja rakendada vajalikke meetmeid tekkinud mittevastavuse tuvastamisel. Töövõtumeeskonna liikmel on kohustus koheselt teavitada audiitorühingu juhatust, kui talle saavad teatavaks asjaolud, mille tõttu võib tekkida vastuolu sõltumatuse nõuetega. Audiitorühingu juhatus identifitseerib ja hindab tingimusi ja suhteid, mis tekitavad ohtusid sõltumatusele ning võtab tarvitusele asjakohased meetmed tekkinud ohtude kõrvaldamiseks. Audiitorühing taandub töövõtust, kui kaitsemehhanismide rakendamine ohtude vältimiseks sõltumatusele ei ole võimalik.

Tegevused lähitutvuse ohu vähendamiseks aktsepteeritava tasemeni sama töövõtupartneri kasutamisel kindlustandvas töövõtus pika perioodi jooksul ja börsinimekirja kantud kliendi puhul on alljärgnevad: 

·  töövõtupartneri rotatsioon töövõtus vähemalt peale seitsmeaastast töövõtupartneri rolli täitmist kliendi               juures, kusjuures töövõtupartner ei või täita vastavat rolli sama kliendi uues töövõtus vähemalt ühe aasta; 

·  börsinimekirja kantud kliendi puhul töövõtupartneri rotatsioon töövõtus vähemalt peale seitsmeaastast               töövõtupartneri rolli täitmist kliendi juures, kusjuures töövõtupartner ei või täita vastavat rolli sama kliendi         uues töövõtus vähemalt kaks aastat;

·  töövõtu kvaliteedi kontrollülevaatuse rakendamine.

Vajaliku mehhanismi kasutusele võtmise otsustab Audiitorühingu juhatus.

Käesolevaga kinnitab Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ, et on oma kutsetegevuses olnud sõltumatu.

Täiendõpe

Personali koolitusvajaduse hindamisel järgitakse, et oleks tagatud nende asjakohane kompetentsus. Partnerid ja töövõtupartnerid peavad täitma Audiitortegevuse seaduses kehtestatud jätkuva kutsealase arengu ja täiendavate kindlaksmääratud koolitusvajaduste nõudeid, mis on nende taseme ja kohustuste seisukohast asjakohased.

Vandeaudiitorid osalevad regulaarselt Audiitorkogu poolt läbiviidavatel koolitustel ning samuti teistel asjakohastel koolitustel, mida korraldavad suuremad rahvusvahelised võrgustiku audiitorühingud või haridus- ja koolitusasutused.

Avaliku huvi üksused

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ on käesoleva läbipaistvusaruande perioodil sõlminud audiitorteenuste kliendilepingu ja teostanud kohustusliku auditi järgmise avaliku huvi üksuse osas:

Tasustamine

Adiitorteenuste maksumus sõltub teostatavast audiitorteenuse liigist, kliendi tegevuse spetsiifikast, töövõtumeeskonda kaasatud spetsialistide kvalifikatsioonist ning eelarvestatud tundidest. Töövõtumeeskondade tasustamine ei sõltu muude teenuste müügist auditi töövõtu kliendile.

Audiitorühingu juhatuse liikmete tasustamine toimub nendega sõlmitud lepingute alusel. Lisaks makstakse osanikele dividende, mille jaotamine toimub Audiitorühingu osanike koosoleku poolt peale majandusaasta aruande kinnitamist kasumi jaotamise otsuse alusel.

Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ juhatuse liige, vandeaudiitor Kersti Ruut kinnitab:
käesolevaga esitatud andmed on olulises osas õiged ja täielikud.

/allkirjastatud digitaalselt/

Kersti Ruut
Vandeaudiitori kutsetunnistus nr 604
Ruut & Partnerid Audiitorbüroo OÜ, tegevusluba nr 283

30.09.2019.a.